BIP è una delle principali società di consulenza a livello europeo che supporta le aziende nei processi di ricerca e adozione di soluzioni tecnologiche disruptive. La struttura della società è molto complessa: oltre 2.200 risorse suddivise tra Italia, Inghilterra, Spagna, Turchia, Brasile, Belgio, Svizzera, Stati Uniti, Emirati Arabi, Cile e Colombia.
Nel 2018 è nata la necessità di rivedere interamente i processi aziendali con l’obiettivo di integrare tutti i flussi approvativi con firma digitale certificata.
Il progetto
Il progetto ha previsto il setup di Business Central per oltre 150 utenti, suddivisi in diverse sedi italiane ed estere. Ha visto coinvolte tutte le funzioni aziendali per descrivere e definire all’interno dell’ERP tutti i flussi. La svolta innovativa è stata realizzare in Business Central tutto il workflow approvativo degli ordini e l’integrazione con sistemi di firma digitale (sia in modalità “click to sign” che grafometrica). Il tutto funzionante anche in mobilità (tablet e smartphone), sfruttando anche le potenzialità di archiviazione tramite piattaforma Azure.
Impatto
Il progetto di implementazione ERP ha permesso a BIP di migliorare il controllo aziendale e di uniformare il business model tra tutte le diverse sedi.
In particolare, poi, il progetto di firma digitale ha visto l’integrazione di tutte le funzioni aziendali interessate dal processo autorizzativo. In questo modo non ci sono più ritardi nell’approvazione di contratti, ma, soprattutto, è stata automatizzata la gestione dei diversi livelli di autorizzazione in base alla tipologia di contratto: le diverse funzioni aziendali vengono coinvolte nel processo autorizzativo solo quando serve ed in base alle gerarchie definite.
L’utente può scegliere il device che risulta più comodo nel momento in cui viene coinvolto: pc, tablet o smartphone.
Differenziazione, rilevanza & replicabilità
Le organizzazioni con struttura decentrata e diffusa, con persone che lavorano molto fuori ufficio e in mobilità, hanno un bisogno sempre crescente di utilizzare sistemi facilmente fruibili e che permettano di dare ordine anche a processi potenzialmente destrutturati.
Il progetto BIP si differenzia da una “normale” implementazione di ERP proprio per questo aspetto: non vengono gestiti solo i processi amministrativi e di controlling (per quanto complessi in un’azienda di queste dimensioni), ma anche tutta la parte operations legata alla gestione dei progetti.
In particolar modo, sfruttando Business Central, Azure e i sistemi di crittografia è stato possibile integrare il flusso di lavoro di attori diversi da location diverse per dare ordine, migliorare l’efficienza, avere un unico punto di raccolta delle informazioni, ridurre le possibilità di errore.
