Micys - Pupa Milano:Micys-Pupa: con Microsoft la tecnologia al cospetto della bellezza Made in Italy

L'azienda ha avviato un progetto di Trasformazione Digitale all'insegna del Modern Workplace, scegliendo il Cloud di Microsoft

​​​​​​L’azienda:

Il “rosso” Pupa è l’elemento distintivo che racchiude la qualità, la tecnologia, la ricerca scientifica e l’innovazione nella cosmesi proprie di Micys Company, fondata nel 1976 e oggi presente, a livello di distribuzione, in 75 Paesi e con un fatturato pari a 100 milioni di euro. 

Pupa è l’unico marchio di Micys e, con i suoi prodotti per il make up e lo skin care, rappresenta una punta di diamante del Made in Italy e regala a ragazze e donne di tutto il mondo la possibilità di esaltare la propria femminilità nel segno della creatività, del design, delle ultime tendenze della moda. ​

Opera da sempre nel mercato b2b, ma da qualche anno abbiamo sviluppato anche il segmento retail diretto. Oggi Micys impiega 200 dipendenti nel quartier generale di Casatenovo (in provincia di Lecco), circa 300 persone, a seconda dei periodi, nell’unità produttiva dedicata alla lavorazione dei cofanetti e 6 o 7 collaboratori per ciascuno dei negozi.​

La sfida

Con numerosi negozi, tanti Paesi da presidiare, un costante aggiornamento delle informazioni da garantire, Micys aveva necessità di ottimizzare la propria dotazione tecnologica per usufruire appieno delle potenzialità offerte dalle nuove tecnologie cloud, garantendo alta affidabilità e sicurezza agli utenti. L’obiettivo era introdurre un nuovo modo di lavorare più agile e moderno, migliorando la modalità di condivisione dei documenti, consentendo ai dipendenti e collaboratori di gestire meglio la comunicazione attraverso la posta elettronica e di comunicare in maniera più smart, diminuendo gli spostamenti geografici e al contempo snellendo il lavoro dell’IT.  ​

La soluzione

​A partire da queste esigenze, con la collaborazione del partner Var Group, Mycis ha dato avvio a un progetto di trasformazione digitale all’insegna del Modern Workplace e ha scelto di adottare il Cloud Computing di Microsoft secondo un modello ibrido. Per il quartier generale si è optato per l’utilizzo del servizio di posta elettronica aziendale di Microsoft Exchange gestito internamente, mentre i punti vendita, il resto del personale e la parte produttiva sono stati migrati sulla piattaforma di produttività cloud Microsoft Office 365, con l’obiettivo di diminuire il lavoro di gestione e manutenzione in carico all’IT e, contestualmente, di ampliare le possibilità per gli utenti. Grazie al Cloud, le caselle di posta sono passate da 1 giga a 99 giga di capienza e sono ora raggiungibili ovunque e da qualunque device – funzionalità particolarmente interessante per gli oltre 30 agenti monomandatari della forza vendite.​

Il progetto è iniziato a febbraio 2017 e, in poco tempo e senza alcuna interruzione di servizio, è stata ultimata la migrazione tra server e i dipendenti hanno iniziato a lavorare sulla nuova suite, beneficiando di un’interfaccia più intuitiva, di maggior spazio di archiviazione e di un migliore accesso ai dati.  Non solo, è stato possibile far leva anche su applicazioni e funzionalità moderne che ora consentono di ottimizzare il dialogo e la condivisione di informazioni, come la soluzione di audio e videoconferencing Skype for Business e la piattaforma di content management SharePoint. Su SharePoint è stata anche implementata una soluzione per la fatturazione elettronica integrata con un’applicazione di terze parti, permettendo così di semplificare notevolmente alcuni processi di business.

Nelle varie fasi del progetto è stato strategico il contributo di Microsoft e del Partner Var Group. Ricevute le nostre linee guida, il partner ha provveduto a sviluppare da zero il progetto e si è occupato della formazione dei dipendenti, in particolare rispetto al corretto utilizzo di SharePoint, che rappresentava una modalità completamente nuova di raccogliere e condividere il patrimonio informativo aziendale in modo efficace e sicuro.  ​

I vantaggi e il futuro

Con l’ingresso di Microsoft Office 365, Micys muove i primi passi nel mondo del Modern Workplace, con importanti riflessi sull’organizzazione, la gestione del lavoro, la collaborazione e in ultima battuta sul servizio e la relazione con i clienti.

Anche Skype è molto apprezzato: grazie a questo strumento è stato introdotto un nuovo modo di comunicare tra i negozi e la sede. Non solo, le riunioni con gli stabilimenti produttivi extra Unione Europea ora avvengono in modo più rapido ed efficiente, senza necessità di spostamenti geografici. 

Anche l’IT ha snellito la propria operatività, grazie al livello di servizio garantito dalle soluzioni cloud e dall’aggiornamento costante delle funzionalità. È stato così possibile ottimizzare le operazioni di manutenzione e abbattere i tempi di attesa necessari per evadere le richieste di intervento. 
Non da ultimo, l’adozione di Office 365 ha permesso all’IT di Micys una migliore gestione del dato, maggiormente sicuro, protetto e fruibile sempre, oltre che facilmente ricostruibile in caso di danno. La piattaforma cloud Office 365 garantisce i più alti standard in termini di sicurezza e privacy e conformità al regolamento europeo GDPR. 
 
Una delle evoluzioni più importanti in ottica di Digital Transformation è stata, per Micys, l’adozione di SharePoint, che ha rappresentato un “cambio epocale”. Prima tutti i materiali (immagini, documenti, formule) erano inseriti all’interno di cartelle di rete, in modo non sempre facile da ricostruire. Ora sono inseriti in quella che può essere immaginata come una sorta di repository, un unico punto fruibile sempre e ovunque, anche dall’esterno dell’azienda, a disposizione dei dipendenti, ma anche di partner che collaborano con Micys. 
Al repository accedono tutti i dipendenti dell’area Marketing (circa 150 persone), i dipendenti dei negozi e gli agenti, che possono aver bisogno di informazioni di prodotto, materiali promozionali, contratti, ecc. L’ambizione di Micys è quella di far accedere in futuro il cento per cento del personale e di dismettere le vecchie cartelle di rete.
Grazie a SharePoint, l’azienda ha già ottenuto un risparmio del 50% relativo all’attività di gestione del dato, ma contiamo di migliorare ancora.
 
Quanto agli sviluppi futuri nel segno del Modern Workplace, Micys sta già valutando la possibilità di utilizzare il business social network di Microsoft Yammer, per fare in modo che le persone possano avere un luogo simile a un social network ove condividere materiali e contenuti. Il potenziale di Yammer è interessante specialmente per le comunicazioni in tempo reale tra i vari punti di vendita, che oggi avvengono tramite posta elettronica e che un domani potrebbero avvenire in modo più smart e in contemporanea tra tutti i negozi a marchio Pupa nel mondo.